6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU GEREĞİNCE

ÇALIŞAN / ÇALIŞAN ADAYI

AYDINLATMA METNİ

 

Hekagro Solutions Tarım Teknoloji Sanayi Ve Ticaret Anonim Şirketi (“Şirket”) olarak, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“Kanun” veya ¨KVKK¨) 10uncu maddesi uyarınca hazırladığımız ve şirketin Çalışanları (Stajyerleri de kapsamaktadır.) ve Çalışan Adaylarına (Stajyer Adaylarını da kapsamaktadır.) yönelik kişisel veri işleme faaliyetleri hakkında bilgi içeren aydınlatma metnini kamuoyunun ve ilgili kişilerin bilgilerine sunarız.

Yapılacak iş görüşmelerinde veya işe alımlarda talep etmiş̧ olduğumuz ya da bizimle paylaşmış̧ olduğunuz kişisel verilerinizin, kaydedilebileceğini, depolanabileceğini, muhafaza edilebileceğini, yeniden düzenlenebileceğini, kanunen bu kişisel verileri talep etmeye yetkili olan kurumlar ile paylaşılabileceğini ve KVKK’nın öngördüğü şartlarda, yurtiçi veya yurtdışı üçüncü kişilere aktarılabileceğini, devredilebileceğini, sınıflandırılabileceğini ve KVKK’da sayılan sair şekil ve usullerle islenebileceğini, Veri Saklama ve İmha Politikasında yazılı şartların gerçekleşmesi halinde kişisel verilerinizin yok edilebileceğini, silinebileceğini yahut anonim hale getirilerek imha edilebileceğini bildiririz.

Kişisel verilerinizin işbu Aydınlatma Metni kapsamında işlenmesine ilişkin detaylı bilgilere [www.hekagro.com] adresinde yer alan ¨Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası¨ ve ¨Veri Saklama ve İmha Politikası¨ndan ulaşabilirsiniz.

 

VERİ SORUMLUSU

Kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla Hekagro Solutions Tarım Teknoloji Sanayi Ve Ticaret Anonim Şirketi tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenebilecektir. Veri sorumlusu kavramından anlaşılması gereken; kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişidir.

Veri sorumlusuyla irtibata geçmek için aşağıdaki kanalları kullanabilirsiniz:

Adres            : Hekimoğlu Plaza Atatürk Blv. Evren Mh. No:32 Karacailyas Akdeniz/MERSİN

Telefon         : +90 324 221 31 00

Fax                : +90 324 221 31 05

E-posta          : info@hekagro.com

Kep Adresi    : hekagro@hs04.kep.tr

İnternet sitesi : www.hekagro.com

 

İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİNİZ

Çalışan ve çalışan adayı olarak iş başvurusu, işe alım ve takip eden iş süreçlerinde işlenebilecek kişisel verileriniz ve açıklamaları aşağıdaki gibidir;

Kimlik Verisi

 

Ad, soyadı, doğum tarihi, doğduğu ülke, doğduğu şehir, cinsiyet, medeni durumu, milliyeti, TC kimlik kartı bilgileri (TCKN, seri no, cüzdan no, baba adı, anne adı, doğum yeri, il, ilçe, mahalle, cilt no, aile sıra no, sıra no, hane no, sayfa no, kayıt no, verildiği yer, veriliş nedeni, veriliş tarihi, önceki soyadı), nüfus cüzdanı sureti
İletişim Verisi Telefon numarası, açık adres bilgisi, e-posta adresi, Şirket içi iletişim bilgileri (dahili telefon numarası, kurumsal e-posta adresi)
Finansal Veri Finansal ve maaş detayları, bordrolar, prim hak edişleri, prim tutarları, icra takip dosyalarına ilişkin dosya ve borç bilgileri, banka hesap cüzdanı, asgari geçim indirimi bilgisi, özel sağlık sigortası tutarı
Özel Nitelikli Kişisel Veri Sendikası, eski hükümlü olma durumu/sabıka kaydı, sakatlık durumu/tanımı/yüzdesi, dini, sağlık verisi, kan grubu, özel sağlık sigortası poliçesi, sağlık raporları, işbaşı sağlık raporu, akciğer grafisi, işitme testi, göz testi, işe giriş ve periyodik muayene formları, hamilelik durumu, hamilelik raporu, sağlık ve doğum izni bilgileri
Eğitim Verisi Öğrenim durumu, sertifika ve diploma bilgileri, yabancı dil bilgileri, eğitim ve beceriler, CV, aldığı kurslar
Görsel ve İşitsel Veri Gerçek kişiye ait fotoğraf, ses kayıtları, kamera kayıtları
Çalışan Performans ve Kariyer Gelişim Verisi Eğitim ve beceriler, hangi tarihte hangi eğitimi aldığı bilgisi, e-posta, imzalı katılım formu, müşteri ile görüşme kalite değerlendirme formu, aylık performansının değerlendirilmesi ve hedef gerçekleştirme durumu, aktivite bilgileri
Aile ve Yakını Verisi Evlilik cüzdanı; eş ve çocuklarının adı, soyadı, T.C. Kimlik Numarası cinsiyeti, doğum tarihi, boyu, kilosu, görevi, telefon numarası; yakınlarının adı, soyadı ve telefon numarası
Çalışma Verisi Sicil no, pozisyon adı, departmanı ve birimi, unvanı, son işe giriş tarihi, işe giriş çıkış tarihleri, sigorta giriş/emeklilik, sosyal güvenlik no, esnek saatlerde çalışma durumu, seyahat durumu, çalışma gün sayısı, çalıştığı projeler, aylık toplam mesai bilgisi, kıdem tazminatı baz tarih, kıdem tazminatı ilave gün, grevde geçen gün, çalışan internet erişim logları, giriş çıkış logları
İzin Verisi İzin kıdem baz tarihi, izin kıdem ilave gün, izin grubu, çıkış/dönüş tarihi, gün, izine çıkış nedeni, izinde bulunacağı adres/telefon
Diğer Askerlik tecili, araç plakası, araç ruhsatı sureti, araç km bilgisi, araç lokasyonu, ehliyet sureti, trafik cezası sorgulama sonucu, ayakkabı numarası, giysi bedeni, boy, kilo, şehit yakını olma durumu, stajyer durumu, binilen servis, binilen durak verileri, çalışan internet erişim logları, giriş çıkış logları, çalışan günlük aktivite verileri

 

 

 

KİŞİSEL VERİLERİ İŞLEME AMACIMIZ

Şirket tarafından kişisel verileriniz aşağıda belirtilen amaç ve hukuki sebepler gibi ancak bunlarla sınırlı olmayan benzer amaç ve sebeplerle işlenebilir.

İş başvuru süreçlerinin yürütülmesi için Veri Sorumlusunun meşru menfaati gereği özellikle;

  • Kimlik doğrulama ve kayıt oluşturulması,
  • Aranan pozisyona uygun olup olmadığınızın tespiti amacıyla, uygun olmadığına karar verildiği takdirde benzer pozisyonlarda değerlendirmek amacıyla,

İş sözleşmesinin ifası için gerekli amacın yerine getirilmesi, özellikle;

  • Çalışanların izin onayı, bakiye izinlerin görüntülenmesi, izin düzenlemelerinin yapılması
  • Çalışanların işten çıkış işlemlerinin yapılması
  • Bordro işlemlerinin yapılmasının sağlanması
  • Çalışanlara maaş ödemelerinin yapılması

İş Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Sosyal Güvenlik Kanunu ve ilgili mevzuat ile, diğer kanunlar ve mevzuat kapsamında gereklilikleri yerine getirmek amacıyla özellikle;

  • Personel özlük dosyasının oluşturulması
  • SGK bildirimleri, İŞKUR bildirimleri, karakol bildirimi ile teşvik ve yasal yükümlülük bilgilendirmesinin yapılması
  • Zorunlu bireysel emeklilik sigortası hesabı açılmasının sağlanması
  • Çalışanların giriş çıkış kayıtlarının kontrolü ve kamera kayıtlarının kapı giriş çıkış kayıtlarıyla olan eşleşmesinin tespit edilmesi
  • Teşvik hesaplaması yapılması
  • İcra dosyalarına çalışanların maaş haciz kesintilerine ilişkin ödeme yapılması
  • İş kazasının yasal bildirimlerinin yapılması
  • İş sağlığı ve güvenliği işlemlerinin yapılması
  • Mevzuat, ilgili düzenleyici kurumlar ve diğer otoritelerce öngörülen diğer bilgi saklama, raporlama, bilgilendirme yükümlülüklerine uymak
  • Mahkeme kararlarının yerine getirilmesi

Şirket içerisinde güvenliğin sağlanması amacıyla özellikle;

  • İşyeri güvenliğinin sağlanması
  • Şirket binasına çalışanın giriş çıkışının temin edilmesi

Şirketin idaresi, işin yürütülmesi, şirket politikalarının uygulanması amacıyla, özellikle;

  • Şirket çalışanlarının satış performanslarının takibi ve raporlanması
  • Çalışanlara masraf ödemelerinin yapılması
  • Çalışanlarla iletişimin sağlanması
  • Kendisine araç tahsis edilen veya kullandırılan çalışanın araba kullanmaya ehil olduğunun, ehliyetini herhangi bir nedenle kaybetmediğinin teyit edilmesi
  • Çalışana araç tedarik edilmesi
  • Kartvizit basımının sağlanması
  • Kargo ve kurye aracılığıyla gelen paketlerin ilgili çalışana iletilmesinin sağlanması
  • Çalışanların güvenliği ve işin yürütülmesi için Şirket aracı kullanımının takip edilmesi
  • Servis ve seyahat organizasyonunun sağlanması
  • Outlook’a çalışan verilerinin girilerek çalışanın iş e-postasının oluşturulması
  • Çalışanlarla ilgili araştırma projeleri yürütülmesi
  • Çalışanların işe giriş ve çıkışlarının kontrolünün sağlanması
  • Çalışanların işe başvuru ve mülakatı süresince toplanan belgelerinin kayıt altına alınması
  • Kutlama amaçlı iletişimin sağlanması
  • Eğitim planlamasının yapılması, eğitimlerin raporlaması, eğitim sertifikalarının hazırlanması, gerçekleşen eğitimlere katılan çalışanların takip edilebilmesi, çalışanların aldıkları eğitimler sonucu gelişim süreçlerinin takip edilebilmesi
  • Kalite kontrolün sağlanması
  • Acil durumlarda ilgili kişilerle iletişim sağlanması

Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta belirtilen veya işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre ve herhalde kanuni zamanaşımı süreleri kadar muhafaza edilecektir.

KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILABİLECEĞİ TARAFLAR VE AKTARMA AMACI

Güvenliğiniz ve Şirketimizin yasalar karşısındaki yükümlülüklerini ifa etmesi amacıyla kişisel verileriniz, İş Kanunu, İşçi Sağlığı ve İş Güvenliği Kanunu, Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun, Türk Ticaret Kanunu, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, Kimlik Bildirme Kanunu ve fakat bununla sınırlı olmamak üzere sair mevzuat hükümleri izin verdiği ve gerektirdiği ölçüde ilgili kurum veya kuruluşlar; Kişisel Verileri Koruma Kurumu, Maliye Bakanlığı, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı, Türkiye İş Kurumu (İş-Kur), Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu gibi kamu tüzel kişileri ile paylaşılabilir. Örneğin; çalışanların kişisel verilerinin işçi ve işveren primlerinin ödenebilmesi amacı ile Sosyal Güvenlik Kurumu ile paylaşılmaktadır.

İşlenen kişisel verileriniz zorunlu olan bilgiler ile sınırlı olmak kaydı ile yurtiçinde veya yurtdışındaki;

  • Maaş hesabı açılması amacıyla bankalarla,
  • Bordro işlemlerinin yürütülebilmesi ve ilgili verilerin güncellenmesi amacı ile Logo Bordro programıyla,
  • Gerektiği durumlarda kiralık araç verilmesi amacıyla araç kiralama şirketleriyle
  • Gerektiği durumlarda telefon hattı verilmesi amacıyla GSM operatörleriyle,
  • Şirketin zorunlu bireysel emeklilik yükümlülüklerini yerine getirmek amacıyla bireysel emeklilik şirketleriyle,
  • Acil tıbbi müdahaleler ve iş sağlığı ve güvenliği yükümlülüklerini yerine getirmek amacıyla iş sağlığı ve güvenliği şirketleriyle, hastaneler ve sağlık kuruluşlarıyla,
  • Yazılım, kurumsal kaynak planlaması, raporlama, pazarlama vb. gibi işlevlerin yerine getirilmesi amacıyla tedarikçilerle ve çözüm ortaklarıyla,
  • Gerekli kalite, gizlilik ve standart denetimlerinin yapabilmesi amacıyla denetim firmaları ve bilgi güvenliği firmalarıyla,
  • Veri Sorumlusu adına veri işleyen (IT desteği veren, sunucu desteğini veren firmalar ile bulut bilişim kullanılan durumlarda bulut bilişim hizmetini veren) firmalarla,
  • Gerektiği durumlarda teslimat yapılabilmesi amacıyla kargo firmalarıyla,
  • Çalışan hakkında referans talep eden kurum ve şirketler ile, Kanunen açık rıza alınması gereken hallerde açık rıza alınarak (kanunen açık rıza alınması gerekli olmayan durumlar hariç olmak kaydı ile) ve kanun ile belirlenmiş koşullar çerçevesinde aktarılabilecektir.
  • İlgili mevzuat hükümlerine istinaden yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi ve ticari faaliyetlerimizin denetimi amacıyla ilgili denetim firmalarıyla, özel entegratör firmalarla, bağımsız denetim firmalarıyla, gümrük firmalarıyla, mali müşavir/muhasebe firmalarıyla, hukuk bürolarıyla,
  • Rezervasyon/promosyon amacıyla turizm ve/veya ulaşım şirketleri ve ilgili tedarikçilerle
  • Yasal gereklilikleri ifa etmek ve/veya resmi mercilerin taleplerini yerine getirmek amacıyla kamu kurum ve kuruluşlarıyla paylaşılabilmektedir.

Rıza göstermeniz halinde kişisel verileriniz, yurt dışı seyahatlerinde ve eğitimlerinde iletişim sağlanması, seyahat organizasyonunun sağlanması ve toplu e-posta gönderimlerinin yapılabilmesi için yurt dışındaki üçüncü kişilerle paylaşılabilmektedir.

 

KİŞİSEL VERİ TOPLAMA YÖNTEMLERİ VE HUKUKİ SEBEPLERİ

  • Yazılı veya elektronik ortamda yayınlanan başvuru formları ile,
  • Adayların elektronik posta, kargo, referans ve benzeri yöntemlerle ulaştırdıkları özgeçmişler ile,
  • Elektronik posta adresleri üzerinden yürütülen yazışmalar, gönderilen kısa mesajlar ve multi medya mesajları, bilgi formları da dahil vesair iletişim yöntemleri ile her türlü iletişim kanalları aracılığı ile,
  • Referans kişiler aracılığı ile,
  • Şirketin çalıştığı istihdam veya danışmanlık şirketleri aracılığıyla,

 

Çalışan/Çalışan Adaylarının verilerini KVKK gereğince, yukarıda sayılan kanallar vasıtasıyla otomatik yada otomatik olmayan yollarla, sözlü, yazılı veya elektronik şekilde kanuna uygun olarak toplamakta ve KVKK 5. ve 6. Maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde işlenmektedir. Kişisel verileriniz, tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle elde edilmektedir.

Çalışan/Çalışan Adaylarının kişisel verileri; Aday tarafından iletilen bilgilerin doğruluğunu teyit etmek amacıyla yapılan kontroller ile şirket tarafından yapılan araştırmalar ile toplanmaktadır.

Bu bilgiler, şirketin daha iyi ve kaliteli hizmet verebilmesi, ilgili kişinin aranan pozisyona uygun olup olmadığına karar verilmesi, istihdam ilişkisine dair soruların cevaplanabilmesi, şirket faaliyetlerinin yürütülebilmesi ve düzenlenebilmesi, performans değerlendirmesinin objektif şekilde yapılabilmesi, yasalardan doğan mesuliyetlerin eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirilebilmesi, iş güvenliği mevzuatına uyum sağlanması, kurumsal ve idari yönetimin sağlanması gayesi ile KVKK 5. Ve 6. Maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde işlenecektir.

Kişisel verilerin toplanması ve işlenmesine dair hukuki sebepler aşağıdadır:

  • Kişisel verilerin sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması nedeniyle saklanması,
  • Kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla saklanması
  • Kişisel verilerin kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla şirketin meşru menfaatleri için saklanmasının zorunlu olması
  • Kişisel verilerin şirketin herhangi bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi amacıyla saklanması
  • Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi
  • Veri sahiplerinin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından veri sahiplerinin açık rızasının bulunması

 

İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARI

Kişisel verisi işlenen gerçek kişi, ilgili kişi olarak tanımlanır ve şirkete başvurarak kendisiyle ilgili aşağıdaki haklara sahiptir:

  • Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme
  • Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
  • Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
  • Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
  • Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme
  • Kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme
  • (e) ve (f) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
  • İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
  • Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme.

Başvurunuzda yer alan talepleriniz, talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Ancak, ilgili kişinin başvurusuna yazılı olarak cevap verilecekse, on sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 TL işlem ücreti alınabilir. Başvuruya cevabın CD, flaş bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde talep edilebilecek ücret kayıt ortamının maliyetini geçemez.

Kişisel verilerinizin işlenmesi ile ilgili hususlarda başvurunuzu Şirketin internet adresinde bulunan başvuru formunu doldurarak, yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da bize daha önce bildirdiğiniz ve kayıtlarımızda yer alan elektronik posta adresinizi kullanmak suretiyle Şirketimize teslim etmeniz gerekmektedir. Şirket tarafından talebinizin mahiyetine ve başvuru yönteminize göre Şirket tarafından başvurunun size ait olup olmadığının belirlenmesi ve böylece haklarınızı koruyabilmek amacıyla ek doğrulamalar (kayıtlı telefonunuza mesaj gönderilmesi, aranmanız gibi) istenebilir. Örneğin Şirkette kayıtlı olan e-posta adresiniz aracılığıyla başvuru yapmanız halinde Şirkette kayıtlı başka bir iletişim yöntemini kullanarak size ulaşabilir ve başvurunun size ait olup olmadığının teyidini isteyebiliriz.

 

 

Saygılarımıza;

Hekagro Solutions Tarım Teknoloji Sanayi Ve Ticaret Anonim Şirketi